Existen diferentes clasificaciones de los presupuestos: según flexibilidad, según periodo de tiempo, según el campo de aplicación de la empresa y según en el sector de la economía en el que se utilizan.
EL PRONÓSTICO DE VENTAS.
Es la previsión de ventas o la estimación de ventas futuras de un producto ya sea en unidades monetarias o físicas. Son indicadores de una realidad económica empresarial que determinan qué puede venderse en base a un escenario real guiando a los planes operativos de la empresa.
El pronóstico de ventas es la proyección en el futuro de la demanda esperada, es decir, el volumen total susceptible de ser comprado por un determinado grupo de compradores en una zona geográfica concreta para un periodo de tiempo determinado, en un entorno de marketing definido y bajo un Plan de Marketing.
La diferencia de los pronósticos de ventas con la planificación de ventas, es que el plan de ventas no incluye las actividades de hacer proyecciones de niveles de demanda.
Los principales métodos para su cálculo son:
- Datos históricos: tomar como referencia las ventas pasadas y analizar la tendencia.
- Tendencias del mercado: tomar como referencia a estadísticas o índices del sector o del mercado, analizar las tendencias y, en base a ellas, proyectar o pronosticar nuestras ventas.
- Ventas potenciales del sector o mercado: consiste en hallar primero las ventas potenciales del sector o mercado (las máximas ventas que se podrían dar), y luego, con esta información, determinar el pronóstico de ventas.
- Ventas de la competencia: tomar como referencia las ventas de la competencia para pronosticar nuestras ventas.
Por ejemplo, a través de la técnica de observación calculamos que negocios de la competencia reciben un promedio de visita de 50 clientes al día, que gastan un promedio de 40€, por lo que el promedio de ventas de la competencia es de 200€/diarias que mensuales serían 6.000€, que será nuestra referencia para determinar nuestro pronóstico de ventas.
- Encuestas: consiste en obtener información a través de encuestas en donde las preguntas estarían relacionadas con la intención de compra, la frecuencia de compra y el gasto promedio.
- Pruebas de mercado: consiste en realizar una prueba piloto en donde en zonas determinadas se ofrezca nuestro producto con el fin de evaluar la respuesta del consumidor.
- Juicios personales: tomar como referencia nuestra experiencia, sentido común y buen juicio.
- Realizar el pronóstico de ventas permite elaborar el presupuesto de ventas y, a partir de éste, elaborar los demás presupuestos, como el de producción, el de compra de mercadería, el de personal, el de flujo de efectivo, etc.
PRESUPUESTO DE VENTAS (INGRESOS)
El pronóstico de ingresos es el primer escalón en la implantación de un programa de presupuestos ya que es el que proporciona los medios para llevar a cabo las operaciones, y lo conforman el presupuesto de ventas y el presupuesto de ingresos.
Antes las ventas iban directamente relacionadas con las capacidades del vendedor, hoy en día intervienen muchos factores, como las variables de marketing. Los factores específicos de ventas se clasifican en:
1. De ajuste. Se refieren aquellos por causas fortuitas accidentales de efecto perjudicial (incendio, inundación, huelga, etc.), o de efecto saludable (especiales de venta, situaciones o políticas, etc.)y que posiblemente se repitan.
2. De cambio: modificaciones que van efectuarse y que influirán en las ventas (cambio en los materiales, en la presentación, etc.).
3. De crecimiento: se toma en cuenta factores efectuados por la propia empresa como son los créditos independientemente de otras ramas productivas con las que lógicamente se tendrá un incremento en las ventas.
4. Fuerzas económicas generales: factores externos que influyen en las ventas.
5. Influencias Administrativas: este factor es de carácter interno a la empresa, refiriéndose a las decisiones que deben tomar los directivos de la misma.
EL PRESUPUESTO DE COSTES.
Hay que determinar los costes en los que incurre una empresa y que derivan de su actividad económica. El presupuesto de costes lo forman:
- Costes de Fabricación: intervienen todos los elementos que forman parte de la producción: materias primas, mano de obra y otros gastos de fabricación (material de oficina, combustible, repuestos, etc.)
- Costes de Venta: aquellos que se usan para impulsar las ventas de la empresa (publicidad, comisiones de vendedores, propaganda, etc.)
- Costes de Administración: aquellos derivados de la administración de la empresa. (salarios del personal, alquiler de la oficina, luz, etc.)
- Costes Financieros: las operaciones llevadas a cabo con el fin de estimular las ventas de la empresa.
LOS RATIOS DE CONTROL.
El control presupuestario constituye una fase fundamental dentro de la gestión presupuestaria y está orientado a:
- Comparar los datos reales con los objetivos fijados para detectar desviaciones existentes entre los resultados reales y los previstos.
- Cuantificar (positiva o negativamente) e interpretar las posibles diferencias para analizar las causas y responsables de las mismas.
- Adoptar las medidas correctoras oportunas para reducir las desviaciones y reconducir a la empresa hacia la consecución de los objetivos.
- Seguimiento y control de la implantación de las anteriores medidas.
- Requiere diseñar un conjunto de ratios de medida de la eficiencia relativa a un determinado período de tiempo (t).
Ratios relacionados con la rentabilidad:
- Rentabilidad financiera = (Beneficio neto x 100) / Recursos propios.
A mayor valor, mayor rentabilidad para el inversor.
- Rendimiento = (BAII x 100) / Activo
(BAII: Beneficio antes de intereses e impuestos)
Debe ser los más elevado posible, refleja el rendimiento por las inversiones efectuadas.
- Efecto fiscal = (Beneficio neto x 100) / BAI
(BAI: Beneficio antes de impuestos)
Cuanto más elevado sea el resultado, menor impuestos habrá pagado la empresa.
Ratios relacionados a la liquidez:
Miden la capacidad del negocio para cancelar sus obligaciones inmediatas o a corto plazo.
- Liquidez = Activo circulante / Exigible a corto plazo
La situación ideal es que el resultado esté entre 1,5 y 2. A valores superiores a 1, indicará una financiación con recursos a largo plazo y si es inferior a 2, indicaría que la empresa tiene recursos ociosos.
- Tesorería = (Realizable + Disponible) / Exigible a corto plazo
La situación ideal será cuando el resultado esté próximo a uno. Un resultado inferior a 1, puede indicar una suspensión de pagos, y superior a 1, una tesorería ociosa que podría ser reinvertida para obtener rentabilidad.
- Disponibilidad = Disponible / Exigible a corto plazo
El resultado óptimo será 0.3 o lo más cercano a él. Un valor inferior indicará problemas para asumir pagos a corto plazo y un valor elevado, un exceso de disponibilidad.
Ratios relacionados al endeudamiento:
- Endeudamiento = (Exigible a corto plazo + Exigible a largo plazo) / Total pasivo
El resultado óptimo estará entre 0.4 y 0.6. Un valor inferior a 0.4 indicará un exceso de capitalización y mayor a 0.6 un exceso de deuda.
- Autonomía = Recursos propios / (Exigible a corto plazo + Exigible a largo plazo)
El valor ideal estará entre 0.7 y 1.5. Un valor inferior a 0,7 indicará un exceso de deudas, y superior a 1.5, un exceso de autofinanciación.
- Garantía = Inmovilizado neto / (Exigible a corto plazo + Exigible a largo plazo)
Debe ser superior a 1 e indicará que parte de la deuda podría pagarse con la venta de inmovilizado.
- Calidad de la deuda = Exigible a corto plazo / (Exigible a corto plazo + Exigible a largo plazo)
Se recomienda que sea lo menor posible, ya que indicará una mejor calidad de deuda.
- Capacidad de devolución de préstamos = (Beneficio neto + Amortizaciones) / (Exigible a corto plazo + Exigible a largo plazo)
Cuanto mayor sea el resultado, mayor capacidad tendrá la empresa de devolver los préstamos.
- Coste de la deuda = Gastos financieros / (Exigible a corto plazo + Exigible a largo plazo)
Debe ser lo menor posible para que no refleje un exceso de gastos financieros.
Ratios de rotación de activos
- Rotación de activo fijo = Ventas / (Activo – Activo circulante)
Cuanto mayor sea este ratio, indicará que hay mayores ventas con las inversiones llevadas a cabo.
- Rotación del activo circulante = Ventas / Activo circulante
Cuanto mayor sea este ratio, indicará que genera mayores ventas con menores inversiones.
- Rotación de stocks = Coste de ventas / Existencias
Cuanto mayor sea este ratio, indicará que se genera mayores ventas con una menor inversión en stocks.
- Rotación de clientes = Ventas / Clientes
Cuanto mayor sea este ratio, indicará que los clientes pagan con mayor rapidez.
Ratios de gestión de cobros y pagos
- Plazo de cobro = Clientes / Ventas mensuales * 30
Este ratio nos indica en días, cuánto tarda la empresa en cobrar a sus clientes.
- Plazo de pago = Proveedores / Compras mensuales * 30
Este ratio nos indica en días, cuánto tarda la empresa en pagar a sus proveedores (siempre dentro de las fechas de pago). Cuanto más alto salga el resultado, mejor será para la empresa.
EL CUADRO DE MANDO DEL CONTROL PRESUPUESTARIO.
El Cuadro de Mando es un conjunto de indicadores que actúan como herramienta para la planificación y gestión de la empresa.
Cuando se dispone de los datos del cierre del ejercicio (generalmente con carácter mensual), se debe elaborar un documento en el que se recojan con el máximo de detalles, los valores presupuestados (tanto en unidades físicas como monetarias), los datos reales y las desviaciones producidas.
Esta tarea la vamos a realizar tanto para el periodo finalizado, como para el acumulado hasta la fecha, llamado "Year to Date" (YTD). El documento generado facilitará a los responsables de unidades de negocio un informe con la información resumida a su nivel. Asimismo, se realizará un resumen ejecutivo para la Dirección con los datos y las desviaciones más significativas para la empresa, utilizando una metodología TOP-TO-DOWN (estrategia de procesamiento de información de arriba a abajo).
La elaboración del presupuesto cuenta actualmente con nuevas herramientas que permiten un análisis multidimensional de los presupuestos, de las tendencias y de los repartos. Además, permite la gestión por objetivos estratégicos, realizando un presupuesto con un enfoque orientado a las demanda del mercado y de los clientes.
El Cuadro de Mando de Control Presupuestario permite comprobar y controlar el proceso de elaboración tanto de gastos como de ingresos en sus diferentes versiones, comparando estas variables tanto en el último ejercicio cerrado como en el ejercicio en curso. Esta visión integrada de la información permite tomar decisiones precisas a la hora de aprobar, rechazar o ajustar las propuestas de los distintos departamentos.
El objetivo de los indicadores es realizar un seguimiento estratégico de la empresa. Los indicadores que utilicemos para las mediaciones del cuadro de control deben de ser:
“El valor de la información de un indicador debe ser superior a su coste de obtención”
- Cuantificables: debe expresar numéricamente una magnitud.
- Dinámicos: es decir, que se muevan en el tiempo, que no sea estables.
- Representativos numéricamente: nos referimos a que tengan variaciones en cantidades significativas.
- Asequible: tener a nuestro alcance la información relevante para los indicadores.
- Medir hechos actuales y no pasados ni futuros: el plazo transcurrido desde que sucedió el hecho hasta que se tiene la información sobre él puede restar validez a un indicador. Al igual que, la información del cuadro de mando debe responder a una visión de futuro, alertándonos de situaciones actuales que pueden ser mejoradas. La información sobre hechos futuros se recogerá sólo cuando el hecho ocurra.
- Miden parte de la información: Por ejemplo en encuestas sobre el grado de satisfacción de los clientes, nos van a informar sobre una parte de la satisfacción, pero no de la percepción completa de satisfacción del cliente.
- Deben tener un marco de referencia para poder hacer comparación: de que nos sirve un dato o un número sino tenemos con que compararlo.
- Según las cuatro perspectivas los indicadores se distribuirán de la siguiente manera:
- financiera: cinco indicadores (22%)
- de cliente: cinco indicadores (22%)
- interna: de ocho a diez indicadores (34%)
- aprendizaje y crecimiento: cinco indicadores (22%)
La realidad muestra que es muy difícil que un único indicador pueda informar fielmente del desarrollo de una “parcela estratégica”, por lo que es preferible utilizar una combinación de indicadores sobre el mismo hecho estratégico, los cuales, en conjunto, ofrecen una visión más amplia o desglosa sobre un mismo hecho.
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