Concepto y finalidad del presupuesto

Según Jorge Burbano (1995). “El presupuesto es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado.” También dice que “el presupuesto es una expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos”.

Es decir, el presupuesto será aquel límite de gastos que una empresa puede realizar durante un periodo, normalmente un año, en relación con los ingresos que espera recibir y relacionado con las acciones a llevar a cabo para la consecución de los objetivos marcados.

EL PROCESO PRESUPUESTARIO.

El proceso presupuestario consiste en un proceso continuo dónde mientras se está ejecutando el presupuesto del año presente, se está formulando el presupuesto del año siguiente. Ese proceso lo constituye una serie de etapas:

Definición de directrices generales: por parte de los responsables de la preparación de los presupuestos de cada área, que recibirán las instrucciones de la Dirección General o Estratégica.

Formulación: Elaboración por parte de los responsables de los planes, programas y presupuestos según las directrices dadas.

Primero se realizarán los Presupuestos Parciales que se elaboran de forma analítica, mostrando el coste o presupuesto que se estima para cada departamento de la empresa y, en base a ellos se elaboran los Presupuestos Previos a la elaboración de los presupuestos finales, sujetos a estudio y su posterior aprobación.

La suma de los Presupuestos Parciales mostrará el Presupuesto Total.

Discusión y aprobación: la negociación de los presupuestos se producirá de los niveles más bajos de la jerarquía a los más altos. Se comprueba la coherencia de los presupuestos por si es necesario realizar alguna modificación.

Ejecución: aprobación y puesta en marcha de los presupuestos y planes por parte de la Dirección General.

Evaluación y Control: seguimiento y control de la evolución de los presupuestos y planes aprobados por la Dirección General y compararlo con las previsiones. Esta fase nos permitirá corregir y fijar nuevas previsiones.

USOS, OBJETIVOS Y FUNCIONES DEL PRESUPUESTO.

El presupuesto es una herramienta esencial para cualquier empresa, sin un presupuesto, somos como un barco sin timón.

Los objetivos de un presupuesto son:

• Plantear las actividades que la empresa debe realizar en el periodo que se ha determinado, normalmente anual.
• Controlar y medir cuantitativa y cualitativamente los resultados en comparación con las previsiones y objetivos.
• Fijar responsabilidades en los diferentes departamentos de la empresa para ajustarse al presupuesto y cumplir los objetivos propuestos.
• Coordinar los gastos de cada departamento individual, para que la empresa marche como un todo.

Las funciones de los presupuestos son:

• Planear: establecer los objetivos, describir el camino a seguir por la empresa, diseñar estrategias, planes de acción y todo interrelacionado buscando dar una adecuada organización.
• Organizar: estructurar las funciones de los materiales y recursos humanos buscando la mayor eficacia eficiencia.
• Coordinar: buscar el equilibrio entre los diferentes departamentos de la empresa.
• Direccionar: guiar las acciones de los niveles más bajo de la empresa bajo la palabra de la Dirección.
• Controlar: medir el cumplimiento de los planes, programas y propósitos y corregir las desviaciones que se detecten.

CLASES DE `PRESUPUESTOS: DE INVERSIÓN, DE VENTAS, DE CONTROL

El presupuesto de inversión, es el conjunto de pronósticos financieros referente a un periodo determinado y permite a la Dirección de la empresa controlar y planear sus objetivos sobre ganancias y servicios. Representa todo aquello en donde la empresa debe “Invertir” para un propósito que va más allá del ejercicio económico de un año.

EJEMPLO: las inversiones en nueva y mejor maquinaria si quiere crecer en productos, inversión de la flota si quiere ampliar y mejorar su distribución, sustitución de antiguos equipos, en personal, etc. Todo aquello que suponga una mejora, avance o crecimiento.

El presupuesto de inversión debe ir acompañado de un análisis con el retorno que las inversiones realizadas traerán a la empresa ya sea por vía de caja o utilidad adicional.

Podemos nombrar brevemente cuatro etapas: la pre-inversión, la decisión de inversión, la inversión y la recuperación o retorno.

El presupuesto de ventas tiene como prioridad determinar el nivel de ventas de una empresa por el ejercicio de su actividad. Es el punto de partida del proceso de presupuestación integral, siendo sus volúmenes los determinantes de los niveles que habrán de alcanzar la mayoría de los presupuestos parciales.

Para ello se partirá de la previsión de ventas, que si es exacto, nos facilitará datos precisos y fiables para elaborar el presupuesto de ventas, además del presupuesto de producción y de compras.

El presupuesto de ventas lo compone los propios productos que comercializa la empresa, los servicios que presta, los ingresos unitarios, los precios unitarios de cada producto y/o servicio y los niveles de venta de estos.

Se analiza cada uno de los productos para cada mes, atendiendo a las fluctuaciones estacionales, estableciendo el pronóstico de entregas en unidades físicas. Estas estimaciones tendrán que ir de acuerdo con la capacidad de producción de la empresa.

En el caso que la demanda supere la capacidad de producción, el pronóstico de ventas habrá de supeditarse a los volúmenes máximos que puedan ser fabricados. En este supuesto el presupuesto de producción pasará a ser condicionante de la estimación de las ventas.

Será el área de comercialización el que estará a cargo de la preparación de este presupuesto. 

Podremos partir de las estimaciones de los propios vendedores para ir formando una primera información. Otra opción sería la fijación de los volúmenes por los estratos superiores de la empresa, descendiendo en la elaboración detallada en sentido inverso. Una vez que tenemos las cantidades en u.f (unidades físicas) se le asignará los precios de venta, que serán establecidos teniendo en cuenta los costes variables y los costes de estructura de cada uno.

Para la elaboración del presupuesto necesitaremos información acerca de:

• Canales de distribución.
• Descuentos por volumen o por pronto pago.
• Líneas de producto.
• Zonas geográficas.
• Productos que se exporten.

Además, hay factores internos de la empresa que influirán en el presupuesto de Ventas:

• La capacidad de producción de la empresa.
• La plantilla, es decir, contar con el personal necesario para cada área.
• Disponer del capital necesario.
• Zonas geográficas.
• En el caso de materias primas y otros elementos, su conservación.

El presupuesto de control es el aquel presupuesto aprobado que facilita y mejora las tareas de control, es decir, comparar lo que realmente “es” con lo que “debería ser”, identificando los desvíos y aplicando las acciones correctivas necesarias.